Natürlich sind wir alle mal von Stress geplagt. Und es ist auch in Ordnung, kurzfristig zum Ziel zu sprinten. Aber Selbstführung ist wichtig, damit aus dem Sprint kein Dauermarathon wird.
Dazu gehört auch, richtig Prioritäten zu setzen. Im hektischen Geschäftsalltag oftmals einfacher gesagt als getan, oder? Darum haben unsere Praxistrainer für Dich ihre 6 liebsten Tipps und Methoden rund um das Thema Prioritätensetzung zusammen gestellt.
Praxistipp 1: Hüte Dich vor rein aufgabenbasierten Listen
Die meisten Selbstmanagement Gurus empfehlen dieEisenhower-Methode, die alle Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert.
Wenn Du dieses System eine längere Zeit benützt, wirst Du bald merken, dass Du Dich nicht nur auf Muss-Aufgaben konzentrieren darfst. Auch vormals nicht dringende Angelegenheiten werden schon bald dringend, wenn Du sie nicht rechtzeitig erledigst.
Aber aufgepasst: Wer zu viele Aufgaben hat, dem nützt das Eisenhower-Prinzip allein recht wenig. Denn nach dem Sortieren ist Deine Liste ja nicht kürzer und Du kannst nicht immer alles schaffen. Schon gar nicht alleine. Also musst Du entscheiden, welche dieser Aufgaben Vorrang haben.
Praxistipp 2: Sei gnadenlos, vermeide Zeitdiebe ebenso wie Perfektion
Streich die Zeitdiebe! Lösch sie einfach von Deiner Liste.
Was unseren Teilnehmern, uns selbst und wahrscheinlich Dir auch schon mal recht schwer fällt. Aber das reicht meist nicht, also gehen wir noch einen Schritt weiter. Wir erleben es immer wieder mit unseren Unternehmerschülern: Selbst wenn sie es tatsächlich schaffen diese unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben gnadenlos zu streichen, dann bleiben immer noch viel zu viele Aufgaben übrig. Und der Tag hat nun mal nur 24 Stunden.
Das gilt auch für Perfektionisten, zu denen viele Unternehmer und Führungskräfte gehören. Und warum auch nicht – alles muss stimmen, schliesslich steht nicht nur der berufliche Erfolg sondern auch ihr guter Ruf auf dem Spiel.
Perfektionismus ist aber auch oft der Grund dafür, warum wir manchmal viel zu lange zögern, Aufgaben an unsere Mitarbeitenden zu delegieren. Die Angst, dass unsere Aufgaben dann nicht richtig erledigt werden, ist bekannt. Aber deshalb schlägt die Eisenhower-Methode besonders für dringende aber nicht wichtige Aufgaben die Delegierung vor.
Delegierte Aufgaben werden sicher nicht immer so erledigt, wie Du es tun würdest. Allerdings bedeutet Perfektionismus auch, dass viele Dinge liegenbleiben. Denn wenn wir nicht die Zeit oder Kraft haben, sie perfekt zu machen, dann schieben wir sie bis zum perfekten Moment auf. Der zugegebenermassen nicht immer kommt.
Wer in der glücklichen Lage ist, delegieren zu können, sollte das auch tun!
Praxistipp 3: Geh thematisch vor – identifiziere Deine Schlüsselaufgaben
Wir empfehlen Dir, auch die Muss-, Kann- und Sollte-Aufgaben kritisch zu beurteilen.
Selbst wenn Du alle Aufgaben auf Deiner Liste schaffst, waren es die richtigen Aufgaben?
Hast Du dabei wirklich Deine beste Arbeit geleistet?
Und bringt das Deine Firma tatsächlich vorwärts?
Nicht alle 50 Muss-Aufgaben auf Deiner Liste bringen Deiner Firma die gleichen Vorteile. Sind wir ehrlich – zum Unternehmenswachstum tragen oft nur wenige bei.
Hast Du genügend Aufträge und durchaus glückliche Kunden, aber einen akuten Fachkräftemangel? Dann solltest Du dich aktiv um diesen kümmern. Er kann sich bald geschäftsschädigend auswirken. Daher solltest Du diesen Aufgabenbereich priorisieren, weil er der Bindung Deiner bestehenden und der Gewinnung von neuen Mitarbeitenden gilt. Das ist Deine Schlüsselaufgabe in dieser Geschäftsphase.
Oder bist Du in der Kundengewinnung top, aber die Zahl Deiner Bestandskunden schrumpft? Dann liegt Deine Schlüsselaufgabe darin, die Gründe dafür zu finden und diese Gründe anzugehen.
Und wenn Du festgestellt hast, dass Du in der Unternehmensführung eine entscheidende Wissenslücke hast, bringt es nichts, sich auf alle anderen Dinge zu konzentrieren, nur weil sie zu den Muss-Aufgaben gehören. Früher oder später musst Du die Zeit zur Weiterbildung finden, sonst kannst Du gar nicht am Ball bleiben.
Das heisst natürlich nicht, dass Du die anderen Aufgabenbereiche komplett ignorieren kannst.
Bestimmte Bereiche zu priorisieren bedeutet, dass Du die dort anfallenden Aufgaben als Schlüsselaufgaben behandelst, die Vorrang vor allen anderen haben. Dadurch kannst Du effektiver und effizienter arbeiten, denn Schlüsselaufgaben bringen Dich am meisten voran.
Praxistipp 4: Stell Dir die Aufwand-Nutzen Frage
In der Unternehmerschule haben wir oft Teilnehmer, die auch nach der Sortierung (und vor allem der Aussortierung) ihrer Aufgaben wesentlich mehr zu erledigen haben, als menschlich möglich ist. Deshalb bringen wir das Pareto-Prinzip ins Spiel. Das ist ein schon seit fast hundert Jahren bekannter statistischer Effekt, der besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden.
Schau Dir Deine Liste nochmal an:
Welche dieser Aufgaben birgt einen höheren Wert in sich als andere?
Und welche dieser Aufgaben verlangt einen sehr hohen Aufwand von Dir, bringt aber nur wenig?
Wenn Du unter Zeit- und Termindruck stehst, priorisiere erst einmal diejenigen Aufgaben, die relativ wenig aufwendig sind, aber gute Ergebnisse bringen.
Aber Vorsicht! Wenn Du richtig Prioritäten setzt, musst Du das Pareto-Prinzip ebenso mit Bedacht anwenden wie die Eisenhower-Methode. Du willst und musst ja zum Schluss 100% erreichen, d.h. irgendwann musst Du trotzdem die kniffligen Dinge angehen, die scheinbar nur wenige Prozent zur Planerfüllung beitragen. Aber dieses Prinzip erlaubt Dir, besser zu verstehen, warum gerade die Schlussphase von Projekten und Vorhaben mehr Zeit und Kraft kosten als erwartet.
Wenn Du die 80-20-Regel im Kopf behältst, kannst Du wesentlich besser planen und priorisieren!
Praxistipp 5: Verspeise die Frösche gleich zum Frühstück
Wir wollen Dir natürlich nicht wirklich Frösche zum Frühstück servieren. Dieser Tipp ist allerdings bei erfolgreichen Unternehmern sehr beliebt.
Es ist kein Geheimnis, dass Dein Tag wesentlich erfolgreicher wird, wenn Du eine harte, unliebsame oder gar verhasste Aufgabe nicht den ganzen Tag vor Dir herschiebst.
Sehr zu empfehlen zu diesem Thema: Der Bestseller „Eat that frog“ von Autor Brian Tracy.
Auch das gehört dazu, wenn Du richtig Prioritäten setzen willst. Denn eine solche Aufgabe lastet schwerer auf Dir als die meisten anderen, und sie nimmt wesentlich mehr von Deiner mentalen Energie in Anspruch als sie es wert ist.
Wenn Dein Frosch abends immer noch auf Dich wartet, hast Du wahrscheinlich das Gefühl, dass Du eigentlich gar nichts geschafft hast. Und appetitlicher wird der Frosch am Abend auch nicht.
Also iss Deinen Frosch zum Frühstück, dann bist Du den Rest des Tages wesentlich produktiver.
Praxistipp 6: Kraftstunden oder die Power Hour für mehr Produktivität
Apropos Produktivität. Mit einer Kraftstunde, also der sogenannten Power Hour, bezeichnet man die Stunden, in denen Du am produktivsten arbeitest. Diese Stunden überlassen gewiefte Unternehmer auf keinen Fall dem Zufall. Überleg Dir also, wann Du welche Aufgaben am besten erledigst, denn auch das gehört dazu, wenn Du richtig Prioritäten setzen willst.
Ist Deine erste Arbeitsstunde stets Deine Beste, dann reservier diese Stunde auch für Deine wichtigsten Schlüsselaufgaben. Und zwar die, die am meisten zum Wachstum Deines Unternehmens beitragen.
Solltest Du erst am Mittag richtig in Gang kommen, leg Deine Power Hour auf den Nachmittag.
Und wenn Du nur eine Stunde pro Woche oder Monat dafür einplanen kannst, dann tu das. Auf jeden Fall lass Dich in dieser einen Stunde nicht ablenken.
Die Unternehmer, die Kraftstunden in ihre Zeitplanung einbauen, berichten nicht nur, dass sie in dieser Zeit oft mehr schaffen als sonst an einem ganzen Arbeitstag. Sie sagen auch, wenn man erstmal damit angefangen hat, dann ist es wie Muskeltraining – je öfter sie Kraftstunden durchführen, desto stärker und produktiver werden sie.
Ob Du Dich nun für mehrere Ansätze entscheidest oder erst einmal mit nur einer Methode startest – wir wünschen wir Dir viel Spass beim erfolgreichen Priorisieren!
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